Коротко: критики тайм-менеджмента правы в главном: пятнадцати минут в день не бывает, потому что вход в задачу и выход из неё стоят времени. Это измерено: после отвлечения люди возвращаются к прерванной работе в среднем через 23 минуты, а часть внимания остаётся в предыдущей задаче ещё какое-то время. Заодно разбираем остальные обещания жанра: 21 день на привычку (в реальности медиана 66 дней), закон Паркинсона (афоризм из журнальной колонки 1955 года) и многозадачность, которая на деле означает быстрое переключение с потерями.
Главная претензия к книгам
Возьмём обещание, общее для десятков книг и систем: выделите делу пятнадцать минут в день, и оно сдвинется. Вранье здесь именно в пятнадцати минутах.
Претензия справедливая, и у неё есть измерения.
Сколько стоит вход в задачу
Глория Марк с коллегами наблюдала за офисными сотрудниками и в работе 2008 года привела цифру, которая с тех пор кочует по всем текстам о продуктивности: после переключения на постороннее дело человек возвращается к прерванной задаче в среднем через 23 минуты с небольшим. Причём возвращается обычно не сразу к ней, а через одну-две промежуточные задачи.
Софи Лерой в 2009 году описала механизм, который назвала остатком внимания: когда человек переключается с незавершённой задачи на новую, часть внимания остаётся на первой и снижает качество работы над второй. Чем менее завершённой была предыдущая задача, тем больше остаток.
Джошуа Рубинштейн, Дэвид Мейер и Джеффри Эванс ещё в 2001 году измерили издержки переключения в лабораторных условиях: на смену правил задачи уходит время, и на сложных задачах потери достигают заметной доли общего времени.
Отсюда и простая арифметика. Если из пятнадцати минут пять уходит на то, чтобы вспомнить, где остановился и что вообще происходит, полезного остаётся треть. А для задач, требующих держать в голове большую конструкцию — текст, код, чертёж, — разгон занимает больше пятнадцати минут целиком.
Когда пятнадцать минут всё-таки работают
Честно говоря, не всегда всё так плохо. Есть класс задач с почти нулевым входом: разобрать одну полку, сделать десять отжиманий, выучить двадцать карточек, вымыть посуду. Там вход стоит секунды, и короткие подходы действительно двигают дело.
Поэтому правильная формулировка не «пятнадцать минут это ложь», а «стоимость входа надо считать отдельно для каждой задачи». Именно этого расчёта в книгах и нет.
Остальные обещания жанра
21 день на привычку
Самое живучее число в литературе о саморазвитии. Происхождение у него точное и не имеющее отношения к исследованиям привычек.
Пластический хирург Максвелл Мольц в книге 1960 года заметил, что пациентам требуется около 21 дня, чтобы привыкнуть к новому лицу после операции или к отсутствию ампутированной конечности. Это наблюдение о сроках привыкания к изменению образа тела. Дальше цифра ушла в мотивационную литературу и превратилась в закон.
Настоящее измерение сделала Филиппа Лалли с коллегами в Университетском колледже Лондона. Участники выбирали новое ежедневное действие и отмечали, насколько автоматическим оно ощущается. Медиана оказалась около 66 дней, а разброс шёл примерно от 18 до 254 дней в зависимости от сложности действия. Простое «выпить стакан воды за завтраком» автоматизировалось быстро, «сделать 50 приседаний после кофе» — долго.
Практический вывод из работы Лалли другой, чем принято цитировать: пропуск одного дня на формирование привычки заметно не влиял. То есть правило «не разрывай цепочку» в жёстком виде не подтверждается.
Закон Паркинсона
«Работа заполняет всё отведённое на неё время» — фраза, которую подают как установленную закономерность.
Это первая строка сатирического эссе Сирила Норткота Паркинсона, опубликованного в журнале The Economist в 1955 году. Эссе высмеивало разрастание британской бюрократии, и автор писал его как шутку, а не как исследование. Никакого эксперимента за ним нет.
Наблюдение при этом жизненное, и часть его действительно проверена в исследованиях планирования: жёсткий дедлайн меняет поведение. Но пользоваться этим как законом природы, устанавливая себе искусственно короткие сроки на всё подряд, — прямой путь к ошибке планирования.
Многозадачность
Книги делятся на два лагеря: одни учат многозадачности, другие её проклинают. Ближе ко второму.
Того, что называют многозадачностью, у человека почти не бывает. Есть быстрое переключение, и оно стоит времени и точности, как показали Рубинштейн, Мейер и Эванс. Исключение составляют комбинации, где одна из задач автоматизирована: идти и разговаривать можно, писать письмо и слушать совещание — нет.
Эял Офир, Клиффорд Насс и Энтони Вагнер в 2009 году в PNAS сравнили людей, которые постоянно работают в нескольких информационных потоках, с теми, кто так не делает. Ожидали найти у первых преимущество в переключении. Нашли обратное: они хуже отсеивали нерелевантную информацию и хуже переключались между задачами.
Что в жанре работает
Не всё в книгах по управлению временем выдумано. Вот пункты, у которых есть опора.
Записывать, а не держать в голове. Незавершённые задачи занимают внимание, что описано ещё в работах об эффекте Зейгарник, а исследования Роя Баумайстера и Э. Дж. Маасиччампи 2011 года показали интересную деталь: напряжение снимает не выполнение задачи, а составление конкретного плана её выполнения. Записанный план освобождает голову почти так же, как сделанное дело.
Намерения вида «если, то». Мета-анализ Питера Голльвитцера и Паскаля Ширана на 94 исследованиях дал эффект среднего размера. «Во вторник в 19:00 я сажусь за главу» работает лучше, чем «надо больше писать».
Крупные непрерывные блоки для сложных задач. Прямое следствие цены входа и остатка внимания. Два часа подряд не равны восьми пятнадцатиминуткам.
Конкретные трудные цели. Эдвин Локк и Гэри Латэм на большом массиве работ показали, что конкретная сложная цель даёт результат лучше, чем «сделаю как смогу», при условии обратной связи о продвижении.
Убирать источник отвлечения, а не сопротивляться ему. Марина Милявская и Майкл Инцлихт в 2017 году обнаружили, что целей чаще достигали те, кто реже сталкивался с искушениями, а не те, кто чаще им сопротивлялся.
Чего в книгах обычно нет
Главный пробел жанра в том, что он обращается к человеку, который распоряжается своим днём. У большинства работающих людей день разорван чужими решениями: совещаниями, входящими запросами, сменным графиком, детьми.
Для такой ситуации совет «работайте блоками по два часа» бесполезен без предварительного разговора о том, кто и как ставит эти совещания. То есть задача часто не личная, а организационная, и приёмами самоорганизации не решается.
Второй пробел — усталость. Производительность зависит от сна и восстановления сильнее, чем от системы планирования, но об этом в книгах о тайм-менеджменте пишут мало, потому что это не приём, а условие.
Коротко о главном
Почему пятнадцать минут в день не работают? Из-за цены входа в задачу. После отвлечения люди возвращаются к прерванной работе в среднем примерно через 23 минуты, а часть внимания остаётся в предыдущей задаче. Для простых задач с мгновенным входом короткие подходы работают нормально.
Правда, что привычка формируется за 21 день? Нет. Цифра взята из книги пластического хирурга 1960 года о привыкании к изменённой внешности. В исследовании Филиппы Лалли медиана составила около 66 дней с разбросом от 18 до 254.
Закон Паркинсона это научный факт? Это первая фраза сатирического эссе 1955 года в журнале The Economist. Наблюдение жизненное, статуса закономерности у него нет.
Что из тайм-менеджмента подтверждено? Конкретные планы вместо удержания задач в голове, намерения вида «если ситуация X, то я делаю Y», крупные непрерывные блоки под сложные задачи, конкретные трудные цели с обратной связью и устранение отвлечений вместо борьбы с ними.
